Har jeres virksomhed besluttet at anskaffe en ny IT-løsning?
Har I rutiner til rådighed, i virksomheden fra lignende forløb, – kender I markedet, og er I klar på hvilke delopgaver der ligger i forløbet?
De fleste virksomheder i dag er stærkt it-afhængige, og veletableret it-styring og it-systemer er en forudsætning for en sund virksomhed. Derfor er det afgørende at anskaffelse af ny it-løsning forløber som forventet – dvs. den rigtige funktionalitet til den rigtige pris, og til aftalt tid. De fleste små og mellemstore virksomheder har ikke mulighed for at etablere og vedligeholde rutiner i sådanne forløb, og har ikke en oplagt bemanding til opgaven.
IT-anskaffelser lander ved ledelsen
Opgaven for it-anskaffelser, lander dermed ofte på ledelsens bord, hvilket kan være et dilemma, dels fordi ledelsen ikke føler sig fuldt klædt på til opgaven, dels fordi der er rigeligt at gøre, med de mange andre ledelsesopgaver.
Men hvor skal man være opmærksom? Hvordan får virksomheden, udarbejdet en behovsbeskrivelse, er it produkt- og leverandørmarkedet kendt stof, og hvordan sammensættes den rigtige aftale med en leverandør? Taler virksomheden og leverandøren overhovedet samme sprog?
Efter valg af løsning og leverandør, er der en opgave i leverancestyringen, – interne og eksterne aktiviteter, og der er en opgave, i at få den nye løsning implementeret i organisationen.
Med ydelsen “it-anskaffelser” tager sure’it ansvar, for de nødvendige oplæg og beslutninger, og tager ansvar for processen, fra start til og med den organisatoriske implementering. Vi er fuldstændig uvildig, i forhold til løsninger og leverandører, og vores mål er at sikre virksomheden, den helt rigtig løsning.
Ydelsen
IT-anskaffelse med sure’it som facilitator, har følgende indhold og ansvarsfordeling:
- Udarbejdelse af it-kortlægning i virksomheden, bl.a. hvilke løsninger findes i forvejen, hvordan ser server og desktop ud?
- Beskrivelse og fastlæggelse af behov
- Produkt- og leverandørproces
Til disse grundydelser kan virksomheden supplere med flg. ydelser:
- Leverancestyring
- Organisatorisk implementering
It-projektledelse
Ved implementering af en ny IT-løsning, er det vigtigt at have fuld opmærksomhed, på alle faser i processen, så den forløber som aftalt. Derfor tilbyder vi virksomheden, vores mangeårige erfaring og rutine med it-projektledelse, hvor vi – i samspil med ledelse og leverandører – er de ansvarlige for gennemførelsen. Dermed kan virksomhedens ledelse, aflastes under selve implementering af projektet.
Rapportering
Virksomheden modtager en månedlig rapport, om de aftalte aktiviteter og services. Rapporten er en status, for hvert område inkl. anbefalinger og en prioriteret tjekliste.
Rapporten belyser, hvor der er behov for ledelsesfokus, og foreslår evt. korrigerende aktiviteter hvor det er påkrævet.
Sådan gør vi
Der er tre skridt i IT-anskaffelses grundpakken:
Som trin 1 udarbejdes en Kortlægning, af virksomhedens samlede it-løsninger. Kortlægningen er nødvendig information, til en ny leverandør, da den fortæller hvilke andre løsninger, de skal ’bo sammen med’ og måske også integrere til.
Som trin 2 udarbejdes en Behovsbeskrivelse. Denne vil indeholde beskrivelse af forretningsmæssig funktionalitet, som er særlig vigtig for virksomheden. Det er vigtig information, for den potentielle leverandør. Og udarbejdelsen har den særdeles gode effekt, at man internt i virksomheden sikrer sig, at der er en fælles opfattelse af hvad man efterspørger, og dermed hvad man kan forvente af en ny IT-løsning.
Som trin 3 eksekveres en Produkt- og leverandør-proces, hvor der vælges 2-3 kandidater med udgangspunkt i Behovsbeskrivelsen, samt i kendskab til IT-markedet for pågældende funktionsområder. Processen slutter med en underskrevet aftale, med den valgte leverandør.
Tilkøb
Leverancestyring er oftest en synlig opgave. Leverandøren stiler en lang række spørgsmål undervejs, – og ikke mindst skal virksomheden, stille tovholder og viden til rådighed i forløbet. Ofte sker det at projektet, ændrer sig undervejs uden nogen erkender det, – med en dårlig leverance som resultat. Derfor har vi stor fokus på ændringsstyring. Ikke mindst er der også ifm. Leverancestyringen, at den/de nødvendige tests beskrives og udføres.
Den organisatoriske implementering er ofte overset, – men en ny løsning, tjener ikke sine penge retur til virksomheden, før løsningen er vel indarbejdet i de daglige rutiner. sure’it er særdeles erfarne i implementeringsopgaven og den forandringsledelse, som altid er en del heraf.
Metoden
Vi starter altid med at se på virksomhedens strategi, for den digitale udvikling, med fokus på de forretningsmæssige mål.
Vi kan på en enkel måde, hjælpe med at revidere eller udvikle planen. Vi kalder det også, for et “It-forretningstjek” eller en “It-strategidag”. Analysen kan sammenlignes, med en tilstandsrapport på et hus: Hvor ser det fint ud, og hvor er der fejl og mangler, der skal udbedres.
Digital strategi
Et it-forretningstjek giver desuden forslag, til prioriteret rækkefølge af kommende investeringer, sådan at kommende forbedringer foretages i den rækkefølge, som det er økonomisk mest fordelagtigt for virksomheden.
Vi holder særligt øje med mulige forbedringer, der på den korte bane kan optimere jeres bundlinje, – og vi foreslår dertil videre forbedringer på mellemlang sigt.
